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Protogrid is alive and kicking. In this blog, our innovative engineers and creative graphic designers share their stories, anecdotes as well as useful tipps and tricks.

Low-Code anstelle von Tabellen­kalkulationen steigert die Team-Produktivität um 20%

Fachkräfte verbringen bis zu 26 Stunden pro Woche mit Tabellen­kalkulationen, Vorlagen oder E-Mails. Davon entfallen 8 Stunden auf unproduktive oder repetitive Tätig­keiten. Dabei gäbe es längst effektivere Lösungen.

Dominik Rüttimann, Zürich
14.07.2024, 07.31 Uhr, 5 min
Der 20%-Produktivitätskiller, den die meisten Führungskräfte übersehen
Bild von katemangostar
auf Freepik
Tabellenkalkulationen entpuppen sich bei genauerem Hinsehen oft als Produktivitätsfalle.

Unverzichtbar als Schweizer Taschen­messer für Fach- und Führungskräfte

In vielen Unternehmen und Organisationen hat sich der Einsatz von Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc oder Apple Numbers für eine schier unendliche Palette von Anwendungsfällen etabliert. Es dient als nützliches Tool zur effizienten Erledigung vieler täglicher Arbeiten, wie z. B. für Planungen, Visualisierungen, Reporte, Was-wäre-wenn-Analysen, Budgetierungen, Prognosen etc. Die unmittelbaren Vorteile liegen auf der Hand:

  • Jeder Mitarbeiter ist mit Tabellenkalkulationen vertraut und kann ohne vorhergehende Einführung direkt damit arbeiten.
  • Eine Tabellenkalkulation ist auf jedem Arbeitsplatz standardmässig installiert.
  • Beliebige Daten können im Tabellenraster schnell strukturiert und geordnet werden.
  • Mittels Formeln, Formatierungen, Diagrammen und vielen weiteren Funktionalitäten lässt sich fast jeder Wunsch umsetzen, ohne extra einen Spezialisten hinzuziehen zu müssen.

Welche Kosten verursachen Tabellen­kalkulationen?

Aufgrund der grossen Bedeutung von Tabellenkalkulationen in weiten Teilen der Wirtschaft hat das weltweit führende IT-Marktbeobachtungsunternehmen IDC den Einsatz von Tabellenkalkulationen eingehend untersucht . Dabei wurde unter anderem festgestellt, dass Wissensarbeiter bis zu 26 Stunden pro Woche mit Tabellenkalkulationen verbringen. Davon werden 8 Stunden pro Woche mit repetitiven Arbeiten verbracht, z. B. beim Aktualisieren von Daten mittels Copy-and-Paste, Formatieren oder Sammeln und Zusammenführen von Datensätzen.

Die weit verbreitete Verwendung von Copy-and-Paste ist ein Hauptgrund für Ineffizienz und Verschwendung
IDC Advanced Spreadsheet
Users Survey
Medienbrüche sowie über mehrere Anwendungen verteilte Daten sind verantwortlich für die verminderte Produktivität von Wissensarbeitern.

Das bedeutet also, dass spezialisierte Wissensarbeiter rund 20 % ihrer Arbeitszeit mit trivialen "Fummeleien" verbringen. Angesichts des Fachkräftemangels sowie zunehmender Klagen über die administrative Belastung lässt dies aufhorchen. Gemäss IDC werden dadurch allein in den USA 1.3 Milliarden Arbeitsstunden verbracht bzw. 60 Milliarden Dollar aufgewendet.

Wie riskant ist der Einsatz von Tabellen­kalkulationen?

Mit wachsender Grösse und steigendem Alter einer Tabellenkalkulation sind weitere Risiken beziehungsweise versteckte Kosten zu berücksichtigen:

  • Sicherheitsrisiken aufgrund dem Fehlen einer soliden Rechtesteuerung: Welche Benutzer dürfen bestimmte Datensätze lesen, erstellen oder modifizieren? Welcher Benutzer hat wann und aus welchen Gründen einen gewissen Eintrag geändert?
    Fallbeispiel: Ein Boeing-Mitarbeiter hat 2017 seiner Frau eine interne Tabellenkalkulation als Formatvorlage weitergeleitet. Dies führte zu einem kritischen Datenleck, da die Tabellenkalkulation in "versteckten" Spalten sensitive Daten von ca. 36'000 Mitarbeitern enthielt .
  • Die Formeln und Strukturen von Tabellenkalkulationen sind oft nicht dokumentiert. Einzelne Power-User kümmern sich mit Herzblut um die Wartung ihrer Tabellenkalkulationen. Wenn jedoch diese Know-How-Träger das Team verlassen, werden die Tabellenkalkulationen häufig nur noch rudimentär gewartet. Mit deren Ablösung geht sodann wertvolles Prozess- und Erfahrungswissen verloren.
  • Das Potential von versteckten Fehlern, fehlerhaften Formeln oder inkonsistenten Daten steigt. Laut einer Studie der Universität Hawaii enthalten 94 % aller Tabellenkalkulationen Fehler .
    Fallbeispiel: Die englische Gesundheitsbehörde hat aufgrund einer Fehlbedienung in ihrer Tabellenkalkulation bei 15'841 Coronafällen mit verspätetem Contact-Tracing reagiert, was zwischen 1521 und 2049 zusätzliche Todesfälle zur Folge hatte .
Chaotische Tabellenkalkulation
Youtube Mit dem Alter steigt die Komplexität von Tabellenkalkulationen - die Übersichtlichkeit geht verloren und die Anfälligkeit für Fehler nimmt zu.

Mannigfaltige Risiken manifestieren sich tagtäglich in der realen Arbeitspraxis. Darum kümmert sich die "European Spreadsheet Risks Interest Group", die unter anderem eine interessante Liste von Havarien führt .

Sollte denn nicht heut­zutage mehr drinliegen?

Schon 1979 kam mit VisiCalc die erste Tabellenkalkulationssoftware auf den Markt (hierzu ein lesenswerter Artikel der Financial Times ) und trat ausgehend von den Buchhaltungsabteilungen einen Siegeszug um die Welt an. Seither hat sich an den Grundprinzipen der Arbeit mit Tabellenkalkulationen allerdings nicht mehr viel geändert.

Mehr als 40 Jahre später steht nun jedoch mit der Low-Code-Bewegung eine abermalige Revolution der Arbeitswelt an. Die Kernidee von Low-Code-Plattformen besteht darin, mittels moderner Webtechnologie die Programmierung von Fachanwendungen so stark zu vereinfachen und beschleunigen, dass kein Rückgriff auf Tabellenkalkulationen mehr notwendig ist. Da kaum mehr Code involviert ist - nomen est omen -, können engagierte Anwender als sogenannte "Citizen Developers" ihre Low-Code-Anwendungen selber pflegen.

Geschäftliche Anforderungen können auf Low-Code-Plattformen bis zu siebenmal schneller umgesetzt werden als mit herkömmlicher Programmierung und bis zu dreimal schneller als mittels Tabellenkalkulation . Bestehende Tabellenkalkulationen können mittlerweile sogar automatisch in eine Low-Code-Anwendung transformiert werden. Anschliessend stehen die Daten den hierzu berechtigten Anwendern sofort als moderne, performante Web-App im Browser und auf dem Smartphone zur Verfügung.

Screenshots Low-Code-Anwendung auf Desktop-Computer und Smartphones
Low-Code-Anwendungen laufen dank moderner Webtechnologien ohne vorgängige Installation sowohl auf Desktop-Computern als auch auf Tablets und Smartphones.

Eine moderne Low-Code-Plattform integriert Künstliche Intelligenz, Workflow- und BPM-Funktionalitäten sowie Robotic-Process-Automation. Sofort konfigurierbare Schnittstellen zu Umsystemen entlasten die Benutzer bei Routineaufgaben, beseitigen Medienbrüche und schaffen Copy-and-Paste-Aktionen ab. Den Führungskräften stellen sie eine übersichtliche Cockpit-Darstellung mit den wichtigsten Daten sowie Live-Charts zur Verfügung.

Low-Code-Anwendungen vereinen die Vorteile bewährter Standardsoftware mit denen von professioneller Individualsoftware:

  • Anders als bei Standardsoftware lässt sich eine Low-Code-Anwendung individuell auf die eigenen Bedürfnisse massschneidern. Auch spätere Anpassungen aufgrund geänderter Rahmenbedingungen sind einfach möglich.
  • Anders als bei Individualsoftware wird nicht auf der "grünen Wiese programmiert", da die Low-Code-Plattform eine Vielzahl ausgereifter Komponenten zur Verfügung stellt. Und weil sich eine neue Low-Code-Anwendung innert Tagen agil realisieren lässt, muss kein aufwendiges Entwicklungsprojekt mit diversen involvierten Parteien oder Investitionsanträgen aufgegleist werden.

Wie sieht die Einführung von Low-Code konkret aus?

Dies lässt sich am besten anhand eines kurzen Fallbeispieles illustrieren: Die für betriebliche Sozialarbeit zuständige Abteilung eines weltweit tätigen Industriekonzerns hat für Klientendaten, Falldokumentation, Aufgabenverwaltung, Leistungserfassung sowie Reporting rund zwei Dutzend Tabellenkalkulationen, Dokumente und Vorlagen im täglichen Einsatz. Daneben bedienen die Sozialarbeiterinnen mehrere SAP-Module sowie eine intern entwickelte Datenbank.

Über die Jahre hinweg nehmen die komplexer werdenden administrativen Tätigkeiten einen immer grösseren Anteil der Arbeitszeit in Anspruch, sodass es der Abteilungsleiterin schliesslich gelingt, einen Budgetposten über 30'000 Euro für eine dedizierte Softwarelösung zu reservieren. Schnell stellt sich heraus, dass auf dem Markt keine Standardsoftware existiert, welche die Bedürfnisse der Abteilung hinreichend abdeckt. Für eine Individualentwicklung ist das zur Verfügung stehende Budget wiederum zu klein. Aus diesem Grund entscheidet sich die Abteilung, auf die von ETH-Ingenieuren entwickelte Low-Code-Plattform Protogrid zu setzen.

Zwei Protogrid-Spezialisten führen mit den Führungskräften der betreffenden Abteilung einen ersten Low-Code-Workshop durch. Im gemeinsamen Gespräch werden die Anforderungen an die neue Lösung konsolidiert und priorisiert. Simultan wird am Beamer direkt eine erste Version der neuen App "Betriebliche Sozialarbeit" entwickelt. So können sich die künftigen Benutzerinnen sofort eine konkrete Vorstellung von der neuen App machen und auch direkt intervenieren.

Screenshot Lösung Sozialberatung
Alle Arbeitsprozesse der betrieblichen Sozialarbeit sind benutzerfreundlich in einer einzigen Low-Code-Anwendung abgedeckt.

Bereits am nächsten Tag wird die neue App in der Abteilung rege ausprobiert, sodass wertvolle Rückmeldungen gesammelt und weitergehende Ideen festgehalten werden können. Dies stellt die Basis dar für den Vertiefungsworkshop zwei Wochen später. Gemeinsam wird die App optimiert und um zusätzliche Funktionalitäten erweitert. Dieses Mal sind die Rollen jedoch vertauscht: Die engagierte Abteilungsleiterin legt selber Hand an und übernimmt die Weiterentwicklung der App. Die Protogrid-Spezialisten unterstützen sie dabei mit Tipps und Tricks.

Am Ende des zweiten Low-Code-Workshops erfüllt die App bereits alle Anforderungen der Abteilung. Nur etwas fehlt noch: Im Nachgang des Workshops realisieren die Protogrid-Ingenieure zusätzlich in enger Abstimmung mit der Konzern-IT eine automatische SAP-Synchronisierung.

Seither wickeln die Sozialarbeiterinnen ihre tägliche Arbeit komplett in der neuen App ab und können sich voll auf die Arbeit mit ihren Klienten konzentrieren. Die Benutzerinnen optimieren ihre App laufend und fügen immer wieder eine neue Funktionalität hinzu. Bei Bedarf ziehen Sie hierfür die Protogrid-Ingenieure punktuell zur Unterstützung bei.

Fazit: In weniger als einem Monat wurde eine neue Low-Code-Anwendung produktiv eingeführt und eine lebendige Citizen-Developer-Kultur begründet. Dabei konnten Anforderungen erfüllt werden, für die es ansonsten keine andere Lösung gegeben hätte als weiterhin mit unterschiedlichen Tabellenkalkulationen, Dateiablagen und Drittsystemen herumzujonglieren.

Was ist Protogrid?

Protogrid ist eine Schweizer Plattform für webbasierte, plattformunabhängige und somit zukunftssichere Geschäftsanwendungen. Protogrid wurde 2012 von den ETH-Ingenieuren der ATEGRA AG entworfen . Seitdem wird Protogrid in den unterschiedlichsten Branchen erfolgreich für massgeschneiderte Geschäftsapplikationen eingesetzt und nicht zuletzt wegen der aufgeräumten und benutzerfreundlichen Oberfläche geschätzt.

Skyline Zürich
Der Hauptsitz von Protogrid befindet sich in Zürich an der Kreuzstrasse 60 .

Protogrid wird stetig an die sich wandelnden Software- und Hardware-Systeme angepasst sowie weiterentwickelt, sodass die Kunden sowohl von einer hohen Zukunftssicherheit als auch laufend von neuen innovativen Features profitieren.

Welche Handlungs­optionen bestehen?

Da für Low-Code weder Software installiert noch Server aufgesetzt werden müssen und auch keine speziellen technische Kenntnisse erforderlich sind, kann prinzipiell jede Führungskraft und jedes Team selber die Initiative ergreifen. Analog wie beim Erstellen einer neuen Tabellenkalkulation muss die IT nicht involviert werden.

Die folgenden fünf Vorgehensweisen haben sich bewährt:

  • Durchführung eines Workshops mit Citizen-Developern
  • Evaluationsbetrieb zum Sammeln eigener Erfahrungen
  • Transformation einer bestehenden Tabellenkalkulation in eine neue Low-Code-Anwendung
  • Direkt selber eine Test-App erstellen, um einen möglichst realitätsnahen Eindruck von der Arbeit mit einer Low-Code-Plattform zu gewinnen
  • Beim nächsten geplanten Software-Entwicklungsprojekt eine Vergleichsofferte mit Low-Code einholen oder einen Proof-of-Concept erstellen

Unser  Low-Code Assessment gibt Ihnen eine Empfehlung zur besten Vorgehensweise ab. Es dauert 1 - 2 Minuten und liefert ohne Angabe von Kontaktdaten umgehend ein konkretes Resultat.

Falls Sie Low-Code gegenüber eher skeptisch eingestellt sind oder falls Sie die Technologie einfach erstmal näher kennenlernen möchten, führt Ihnen einer unserer Ingenieure gerne live vor, wie er gemäss Ihren Vorgaben innert Minuten einen Proof-of-Concept realisiert. Buchen Sie dazu einen passenden  Online-Termin.

Alternativ können Sie uns auch eine  E-Mail mit Ihren Anforderungen und Vorstellungen senden. Stichworte reichen dabei völlig aus. Unsere Ingenieure geben Ihnen dann direkt Feedback, ob eine Umsetzung mit Low-Code sinnvoll ist und wie diese gegebenenfalls aussehen könnte.

Low-Code - Future of application development?

Sonja Blum on 2023-05-05
"Low code" refers to development environments in which applications can be created with "little code". In concrete terms, this means that an app can be largely or completely defined using visual elements instead of programming code. Instead of defining and implementing the data model using the ER model ("entity relationship model") in SQL, individual data sets can be linked intuitively using links. The data model and the databases are then automatically adapted accordingly, without the developer having to worry about it further. For the user interface, input fields can be clicked together and buttons with various actions can be stored. This is the vision of low-code development. Low Code
Low code pursues the following goals: Simple development, agile adaptation, mobile access, automatic software distribution and simple maintainability. These goals bring several advantages:
  • Thanks to a simple development the costs decrease - not only because de development process is faster, but also, because mostly also the end users can contribute a part to the development.
  • Thanks to agile adaptations, applications can be used more quickly and productively - if an unexpected additional requirement arises later or even the model changes, the application can simply be changed again afterwards.
  • New workplace forms can be created through mobile access - for example, home office becomes possible, which in turn motivates your own employees and promotes their efficiency.
  • The internal IT is relieved by means of automatic software distribution - new resources become available and strategic projects can be tackled.
  • The simple maintainability reduces the operating costs ("total cost of ownership") and extends the operating time ("application life cycle") - since a low-code application no longer consists of several thousand lines of code, a quick familiarization is possible at any time and the application can be easily maintained over many years.
But does this promise stand up to a meeting with reality? With our low-code platform Protogrid, we have implemented a medium-complex application. We recorded this development and compared it with a conventional development. In order to make a fair comparison, we performed a function point analysis. The customer requirements resulted in 3450 function points.
Application
If one now converts these function points into person months for a conventional Java development, one receives 18.8 months, i.e. about 500,000 Swiss francs. The project actually implemented with Protogrid came to 2.6 person months or 70,000 Swiss francs thanks to low code. This corresponds to just 14% of Java development!

But are such investments really worthwhile in the end? Just because something is fast and cheap now doesn't mean you have to buy everything, does it? In another development project with Protogrid, we did a return on investment analysis. The aim was to optimise the order workflow in sales. The assumption was that 50 users would process 5 cases per day, which would save you 5 minutes per case with the new solution. These 5 minutes per case are even very tightly calculated: Here an address from the address directory search, there a Mail search, then finding the current version of a flyer, etc.

However, all these small savings add up to 5208 hours per year. With a value added per employee and hour of 50 Swiss francs, this would correspond to about 260,400 Swiss francs. After deduction of operating costs, there is still a considerable net profit of CHF 257,777. Amazing how productivity can only be increased by introducing a small, useful application, isn't it? With a low-code typical development price of CHF 7,737, the ROI is 0.03 years, i.e. 0.36 months, or less than 11 days. After less than 2 weeks, the investment has already amortized and you start saving. Do you remember what they worked on the week before last?

Are you interested and would like to know which savings are possible with low-code in your company? Then contact us today and we will analyze the potential together.

Protogrid - One Platform, Lots of Applications

Sonja Blum on 2022-11-10
Protogrid is an very versatile platform. Due to many different field types and flexible relations, one can realize any thinkable type of application. In this blog post we show some examples, that are already developed with Protogrid.

Administration

Working Plan

A working plan defines, which person is doing what at which time and location. With Protogrid, this can be realized quite simple: You create a Proto for workers, locations and additional resources. Out of these one can easily create a working plan, which contains several views (per worker, per location, per resource, per time) that are available mobile and offline. If any changes will be needed in the future, this be achieved fast and easily.

Time Tracking

Depending on the working environment, it can be really helpful to be able to track working time everywhere even without internet connection. With Protogrid, this is straightforward: Create Protos for workers and working times and roll out your application to mobile devices. With own buttons and some lines of JavaScript you can create monthly invoices and other comfortable functions.

Acquisition of Information

Audit Reporting

Field workers need to create their audit reports based on some protocol, file them centralized and postprocess them. With Protogrid, all reports can be created in place and are filed systematically. Additionally, workers can not only access the protocols and client information, but any other relevant documents or informations.

 Bundesarchiv, Bild 183-24369-1980 /CC-BY-SA 3.0

Registration of Leads at a Fair or Road-Show

At a fair, your companys booth gets visited by many people. You talk, answer some questions, receive a business card and promise to call back. After the fair, all the gained data needs to be sorted and filed, hoping that everybody still knows, which visitor was interested in which products. With your tailor-made Protogrid App, you can collect and store all this data directly at the fair, link products and themes of interest and create a reminder to contact the visitor again. In the eveningat your hotel room, the newest leads are uploaded into the cloud and the back office can already spring into action.

Sales

Product Catalog

Especially field workers depend on a detailed catalog of all products that the company offers. Catalogs in PDF-format or even printed versions are quite bulky: Even for small changes, everybody needs to be informed and new material has to be provided, which can lead to larger effort. Thanks to the mobile and offline capabilities of Protogrid, this effort gets minimized: For each product you create a Card, which can be updated easily anytime. The new data is automatically synchronised with all the mobile devices, such that every worker gets the newest data instantly.

This is only a small list of possible applications. We would like to advise you about matching your individual requirements and propose a prototype!

It’s awesome. It’s free.

Protogrid is completely free for up to two users with any number of applications.