Datenverwaltung kann verschiedene Formen haben: Arbeiter und ihre aktuellen Aufgaben müssen organisiert abgelegt werden. Produktkataloge sollen mobil zur Verfügung stehen. Wichtige Dokumente sollen offline abrufbar sein. Für solche und ähnliche Probleme gibt es viele Applikationen, die fast, aber nicht ganz zu dem passen, was gesucht wird. Mit einigen (meist zeitaufwändigen und komplizierten) Hilfskonstruktionen gelingt es, diese Applikationen auf die eigenen Bedürfnisse zurechtzubiegen. Zumindest bis zur nächsten Strukturänderung der Daten.
Viel einfacher und effizienter wäre es manchmal, eine eigene kleine Applikation zu programmieren, welche genau auf das eigene Problem zugeschnitten ist und bei internen Anpassungen schnell angepasst werden kann. Dafür sind jedoch oftmals Programmierkenntnisse nötig, und wenn man keine Personen mit solchen Fähigkeiten zur Verfügung hat, wird die Programmierung teuer. Das ist die Ausgangslage, an welchem Protogrid Hand bieten kann.
Protogrid ist eine Plattform, welche es erlaubt, ohne Vorkenntnisse eine Applikation zur Datenverwaltung zu programmieren. Nach der kostenlosen Registrierung im Trial-Modus kann mit einem einfachen Klick eine Applikation erstellt werden. Man definiert den Namen und die URL der Applikation sowie Lese- und Schreibrechte, und schon wird eine leere Applikation erstellt. Nun kann man verschiedene „Protos“ definieren. Ein Proto stellt dabei eine Dateneinheit dar, also zum Beispiel eine Person, ein Produkt, ein Dokument. Durch das Hinzufügen von verschiedenen Feldern erhält das Proto Eigenschaften: Ein Text-Feld für den Namen, ein Datumsfeld für den Geburtstag, ein Relationenfeld für die Abteilung, in der dieser Arbeiter angestellt ist. Im Proto der Abteilungen erstellen wir eine Listenansicht, um alle Personen aufgelistet zu sehen, die in dieser Abteilung arbeiten. Für Personen wollen wir keine Dateianhänge erlauben, bei den Projekten jedoch soll es möglich sein, eine Datei anzuhängen. Verschiedene Farben für verschiedene Dateneinheiten vereinfachen die Navigation. Rot für dringende Mitteilungen, grün für Bewilligungen. Um die Applikation auch für fremdsprachige Mitarbeiter bedienbar zu machen, fügen wir eine weitere Sprache hinzu und übersetzen die Applikation in die jeweilige Sprache. Wenn diese grundlegenden Fähigkeiten von Protogrid nicht ausreichen, um eine Applikation optimal auf das Problem anzupassen, bietet sich die Möglichkeit, Erweiterungen mit JavaScript zu programmieren.

Nachdem die Applikation seine Grundstruktur erhalten hat, kann sie als iOS-Applikation veröffentlicht werden. Diese Applikation ist auch offline verfügbar und aktualisiert die Daten, falls eine Verbindung zum Server besteht. Wenn man ein neues Feld hinzufügt, passt sich die iOS-Applikation an, ohne dass eine neue Veröffentlichung nötig wird. So sind alle Benutzer der Applikation immer auf dem neusten Stand, und kleine Anpassungen sind jederzeit möglich. Durch verschiedene Zugriffsrechte für verschiedene Personen kann sichergestellt werden, dass Daten nur von den dafür vorgesehenen Mitarbeitern verändert werden können.
So kann man in wenigen Stunden eine Applikation entwickeln, die perfekt auf die eigene Situation passt.